Digitale Rechnungen sind, die in elektronischer Format erstellt und gesendet werden, allgegenwärtig. Eine spezielle Kategorie dieser digitalen Dokumente sind die ERechnungen, die nicht nur elektronisch, sondern auch in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format vorliegen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. In Deutschland wird speziell das Format der XRechnung verwendet, das den EU-Richtlinien für öffentliche Aufträge entspricht und durch seine Standardisierung die Interoperabilität zwischen öffentlichen Institutionen und Lieferanten fördert. Diese unterschiedlichen Formen der Rechnungsstellung adressieren die Bedürfnisse nach Effizienz, Genauigkeit und Compliance in der digitalen Buchführung.

Was ist + Unterschied Digital Rechnung, ERechnung & XRechnung

Hier eine klare Unterscheidung zwischen Digital-Rechnung, eRechnung und XRechnung:

1. Digital-Rechnung

Eine Digital-Rechnung ist jeder Rechnungsbeleg, der in digitaler Form vorliegt. Dies kann zum Beispiel eine Rechnung als PDF-Dokument, ein eingescanntes Papierdokument oder auch eine einfache E-Mail mit einer Rechnungsangabe sein. Eine Digital-Rechnung ist also eine Rechnung, die nicht auf Papier ausgedruckt wird, sondern elektronisch übermittelt wird.

• Merkmale:
  • Kann ein PDF, ein gescanntes Bild oder ein Textdokument sein.
  • Für Menschen lesbar, aber in der Regel nicht maschinenlesbar für automatische Verarbeitung.
  • Typische Beispiele sind per E-Mail verschickte PDF-Rechnungen.
• Nachteile:
  • Manuelle Eingabe oder Bearbeitung ist nötig, um sie in IT-Systeme zu integrieren.
  • Fehlende Standards für automatisierte Verarbeitung.

2. eRechnung (elektronische Rechnung)

Die eRechnung geht einen Schritt weiter als die Digital-Rechnung, weil sie ein strukturiertes Format verwendet, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Eine eRechnung enthält maschinenlesbare Daten, die von IT-Systemen automatisch verarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Sie erfüllt spezifische gesetzliche Anforderungen und folgt den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

• Merkmale:
  • Sie ist in einem strukturierten Format, meist XML.
  • Maschinenlesbar, ermöglicht automatisierte Verarbeitung.
  • Beispiele für eRechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD.
• Vorteile:
  • Reduziert manuelle Eingriffe und Fehler.
  • Erfüllt gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungen.
  • Erleichtert den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden.

3. XRechnung

Die XRechnung ist eine spezifische Form der eRechnung. Es handelt sich um ein standardisiertes XML-basiertes Format, das in Deutschland insbesondere für den Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) verpflichtend ist. Sie erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und ist das Standardformat, das von Bund, Ländern und Kommunen für elektronische Rechnungen gefordert wird.

• Merkmale:
  • Reines XML-Format, keine PDF-Komponente.
  • Entwickelt für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung (B2G).
  • Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor.
• Vorteile:
  • Automatisierte Verarbeitung durch IT-Systeme ohne manuelle Eingriffe.
  • Spezifische Anforderungen für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.
  • Pflicht für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen in Deutschland.

Zusammenfassung als Vergleich und den Unterschieden der Rechnungstypen:

• Digital-Rechnung: Jede digital übermittelte Rechnung (z.B. PDF oder gescannte Rechnung), aber ohne strukturiertes Format für automatisierte Verarbeitung.
• eRechnung: Eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht (z.B. XRechnung, ZUGFeRD).
• XRechnung: Ein spezielles XML-basiertes eRechnungsformat, das in Deutschland für den öffentlichen Sektor (B2G) verwendet wird und gesetzlich vorgeschrieben ist.

Mit der Einführung der eRechnungspflicht ab 2025 wird die Verwendung strukturierter Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD im B2B-Bereich weiter verbreitet und verpflichtend werden.

Zusammenfassend ist die XRechnung eine spezielle Form der E-Rechnung mit strengen Standards für den elektronischen Austausch in Deutschland, während E-Rechnungen allgemein strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen sind, und digitale Rechnungen jegliche Art von Rechnungen in elektronischer Form bezeichnen, ohne spezifische Anforderungen an das Format oder die Struktur.