eRechnung (elektronische Rechnung)

Die eRechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt und es ermöglicht, dass die Daten ohne manuelle Eingriffe automatisch verarbeitet werden können. Dies unterscheidet die eRechnung von herkömmlichen PDF-Rechnungen, die zwar digital verschickt werden können, aber keine strukturierte Datenbasis für eine automatisierte Verarbeitung bieten.

Wichtig: Ab dem 01.01.2025 wird E-Rechnung auch im B2B-Bereich Pflicht. Es gibt Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 39 UStG (hier klicken für mehr Infos).

Merkmale der eRechnung:

• Strukturiertes Datenformat: Die Rechnung wird in einem XML-basierten Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) erstellt. Das bedeutet, dass die Rechnung nicht nur visuell lesbar ist, sondern auch von IT-Systemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann.
• Automatisierte Verarbeitung: eRechnungen ermöglichen eine automatisierte Übertragung der Rechnungsdaten von einem System zum anderen, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz im Rechnungswesen erhöht wird.
• Rechtliche Anforderungen: eRechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für den elektronischen Rechnungsaustausch und sind oftmals notwendig, um mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) zusammenzuarbeiten.

Pflicht zur Nutzung der eRechnung ab 2025

Ab dem 01. Januar 2025 tritt in Deutschland eine weitreichende Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) in Kraft. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die untereinander Rechnungen austauschen, diese ab diesem Datum als eRechnung im strukturierten elektronischen Format verschicken müssen.

Gründe für die Einführung der eRechnungspflicht ab 2025:

1. EU-Vorgaben: Die Einführung der eRechnungspflicht basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Sektor regelt und die Grundlage für die schrittweise Einführung der eRechnung im privaten Sektor legt. Viele EU-Länder haben bereits ähnliche Regelungen verabschiedet, um den digitalen Rechnungsprozess zu fördern.
2. Effizienzsteigerung: Elektronische Rechnungen verringern die Bearbeitungszeit, reduzieren Papieraufwand und Fehler, und ermöglichen Unternehmen eine optimierte Buchhaltung. Gerade für den B2B-Bereich sind diese Effizienzgewinne signifikant.
3. Bekämpfung von Steuerbetrug: Die Einführung einer verpflichtenden eRechnungspflicht unterstützt die Finanzbehörden bei der Bekämpfung von Steuerbetrug. Da Rechnungen strukturiert und digital übermittelt werden, kann die Finanzverwaltung leichter auf steuerrelevante Daten zugreifen und diese überwachen.

Wer ist von der Pflicht betroffen?

• Alle Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) in Deutschland werden ab dem 01.01.2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Dies betrifft alle Sektoren und Unternehmensgrößen.
• Ausnahme: Es kann für Kleinunternehmen oder bestimmte Sonderfälle Ausnahmeregelungen geben, allerdings steht der genaue Umfang dieser Regelungen noch nicht fest.

Formate, die zulässig sein werden:

• XRechnung: Dieses XML-basierte Format wird bereits im öffentlichen Sektor genutzt und erfüllt die Anforderungen der eRechnung.
• ZUGFeRD: Das hybride Format ZUGFeRD 2.1 im EN 16931-Profil kann ebenfalls verwendet werden, da es strukturiertes XML enthält und den EU-Normen entspricht.
• Andere XML-Formate: Solange sie die Anforderungen der EU-Richtlinie und der nationalen Gesetzgebung erfüllen, sind auch andere XML-basierte Formate zulässig.

Vorteile der eRechnung für Unternehmen:

• Kostenreduktion: Durch die Automatisierung von Prozessen können Kosten für Papier, Porto und manuelle Bearbeitung eingespart werden.
• Beschleunigte Zahlungen: Durch die schnellere und genauere Bearbeitung von Rechnungen können Zahlungen effizienter abgewickelt werden.
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Elektronische Rechnungen erleichtern die Archivierung und Rückverfolgbarkeit von Rechnungsdaten, was auch für Audits und steuerliche Prüfungen von Vorteil ist.

Ab 2025 wird die eRechnung auch im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Diese Neuerung ist Teil eines größeren Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Europa. Unternehmen sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten, ihre Rechnungsprozesse anzupassen, um die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der eRechnung zu profitieren.

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Verwechslung zwischen eRechnung und XRechnung – Unterschiede & Vergleich

Die Begriffe eRechnung und XRechnung werden oft miteinander in Verbindung gebracht, bezeichnen aber nicht dasselbe, auch wenn es Überschneidungen gibt. Hier ist der Unterschied zwischen den beiden Begriffen:

1. eRechnung (elektronische Rechnung)

Die eRechnung ist ein allgemeiner Begriff, der jede Art von elektronischer Rechnung bezeichnet. Sie umfasst alle Rechnungen, die in einem digitalen, strukturierten Format erstellt und versendet werden, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Eine eRechnung kann in verschiedenen Formaten vorliegen, die die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU erfüllen. Dazu gehören Formate wie:

• XRechnung
• ZUGFeRD
• PEPPOL BIS
• Weitere XML- oder EDI-Formate

Wichtig ist, dass eine eRechnung maschinenlesbare Daten enthält, die automatisch von IT-Systemen verarbeitet werden können, im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung, die nur für Menschen lesbar ist.

2. XRechnung

Die XRechnung ist eine spezifische Art der eRechnung. Sie ist ein standardisiertes, XML-basiertes Format, das speziell in Deutschland entwickelt wurde und den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. XRechnung ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland und ist auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors zugeschnitten.

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Hauptunterschiede:

• eRechnung: Oberbegriff für alle elektronischen Rechnungen, die in einem strukturierten Format vorliegen. Sie kann in verschiedenen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD, etc.) vorliegen.
• XRechnung: Ein spezifisches Format der eRechnung, das in Deutschland für den Austausch mit dem öffentlichen Sektor verwendet wird und auf XML basiert.

Jede XRechnung ist eine eRechnung, aber nicht jede eRechnung ist eine XRechnung. Die eRechnung ist ein allgemeiner Begriff, während die XRechnung ein spezifisches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland ist, besonders im Zusammenhang mit der öffentlichen Verwaltung.

Softwaretipp Papierkram oder Lexoffice:

Papierkram kann schon seit einigen Jahren E-Rechnungen erstellen. Das war bisher erst ab Paket S möglich, nun ist diese Funktion auch im Paket Free enthalten. Wie bisher kann im Paket S dabei auch der von Behörden geforderte, strenge “XRechnung”-Standard erfüllt werden.

E-Rechnung erstellen in allen Paketen

Es steht nun in allen Paketen in der Rechnungsansicht ein Button „E-Rechnung“ zur Verfügung. Dieser Button befindet sich links neben dem PDF-Download, mit dem Du die PDF der Rechnung erzeugen kannst.

Mit einem Klick kannst Du so eine E-Rechnungs-Datei herunterladen, die Du an Deine Rechnungsempfänger:innen weitergeben kannst (am besten per E-Mail).

ZUGFeRD ab Paket S

Wenn unter Einstellungen > Dokumentenvorlagen > E-Rechnung/ZUGFeRD das Format „ZUGFeRD (PDF/A + XRechnung)“ ausgewählt ist, dann werden automatisch alle Rechnungen als ZUGFeRD-Dokumente erzeugt. Es werden also die erforderlichen Daten in maschinenlesbarer Form an das PDF angehängt.

Felder für XRechnungen

Eine E-Rechnung, die den “XRechnung”-Standard erfüllen soll, benötigt deutlich mehr Informationen als eine einfache E-Rechnung an private Unternehmen, die nur die Anforderungen des UStG §14 (4) erfüllen muss. Dieses Format ist eigentlich nur notwendig, wenn Du Rechnungen an Behörden oder an manche Konzerne (wie die Deutsche Bahn) schreibst. Die erforderlichen Informationen werden Dir in der Regel vom Auftraggeber mitgeteilt.

XRechnung erstellen

Die zusätzlichen XRechnung-Felder findest Du – wie bisher – im Rechnungsentwurf unter der Positionstabelle im Tab „XRechnung“. Hier kannst Du die erforderlichen Daten in die jeweiligen Felder einfügen.

Diese Funktion ist erst ab Paket S enthalten. Wenn Du also diese Felder bei der Rechnungserstellung benötigst, weil Du Rechnungen an Behörden stellst, dann kannst Du diese ab Paket S befüllen.

E-Rechnungen empfangen

In allen Paketen können ab sofort E-Rechnungen empfangen, visualisiert und verarbeitet werden.

E-Rechnung hochladen

Egal, ob Du eine E-Rechnung im PDF-Format mit angehängten XML-Daten (ZUGFeRD) oder eine XML-Datei erhältst, Du kannst die Datei ab sofort direkt als Beleganhang hochladen. Klicke einfach auf das Anhang-Feld und wähle die Datei aus oder ziehe sie per Drag and Drop auf das Feld. Es werden alle Informationen ausgelesen und eine gut lesbare Zusammenfassung erzeugt.

Alle Informationen können dann mit einem Klick übernommen werden. Anschließend speicherst und verbuchst Du den Beleg wie gehabt. Die Zusammenfassung der Daten kann jederzeit im Beleganhang gelesen oder als PDF heruntergeladen werden.

Empfang einer E-Rechnungen via Posteingang

Solltest du eine vollständige Übernahme aller Rechnungsposten wünschen, kannst du die Datei auch zunächst in den Posteingang hochladen und von dort in einen Beleg überführen. Dann werden alle Rechnungsposten der E-Rechnung bereits angelegt.

Empfang von E-Rechnungen in allen Paketen

Diese Funktionen zum Empfang von E-Rechnungen ist in allen Paketen enthalten, auch im Paket Free kannst Du diese Funktion nutzen. Damit werden alle Anforderungen an die E-Rechnungspflicht in allen Paketen erfüllt.

oder