XRechnung

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das insbesondere im öffentlichen Sektor in Deutschland verwendet wird. Sie wurde entwickelt, um den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu entsprechen, die die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen innerhalb der Europäischen Union standardisieren möchte. Das Hauptziel der XRechnung ist es, die Effizienz und Transparenz bei der Abwicklung von Rechnungen zwischen öffentlichen Auftraggebern und ihren Lieferanten zu erhöhen.

Eigenschaften der XRechnung:

1. Strukturiertheit: XRechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das keine grafischen Elemente wie Logos oder handschriftliche Notizen enthält. Es basiert auf XML (eXtensible Markup Language), was die automatische Verarbeitung und den Austausch von Daten erleichtert.
2. Standardisierung: Als standardisiertes Format erleichtert die XRechnung die Interoperabilität zwischen verschiedenen Buchhaltungssystemen, indem sie einheitliche Datenfelder und Strukturen verwendet, die auf EU-Ebene akzeptiert sind.
3. Compliance: Die Nutzung der XRechnung stellt sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit und Archivierbarkeit von Transaktionen im öffentlichen Sektor.
4. Kosteneffizienz: Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands bei der Rechnungsbearbeitung helfen XRechnungen, Kosten zu sparen. Die elektronische Verarbeitung ermöglicht eine schnellere Rechnungsbearbeitung und kann somit auch zur schnelleren Zahlungsabwicklung beitragen.
5. Umweltfreundlichkeit: Der elektronische Versand und Empfang von Rechnungen reduziert den Bedarf an Papier, was zur Nachhaltigkeit in Büro- und Verwaltungsprozessen beiträgt.

Anwendungsbereich:

Die XRechnung ist insbesondere für Lieferanten und Dienstleister wichtig, die Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Einrichtungen in Deutschland haben. Seit November 2020 ist es für Rechnungssteller verpflichtend, Rechnungen an Bundesbehörden in Deutschland im XRechnungsformat zu übermitteln. Dies gilt für Rechnungsbeträge über einem festgelegten Mindestbetrag und zielt darauf ab, den Rechnungsaustausch effizienter und transparenter zu gestalten.

Insgesamt trägt die Einführung der XRechnung erheblich zur Digitalisierung und Modernisierung der öffentlichen Verwaltung bei und fördert eine effizientere, transparentere und umweltfreundlichere Abwicklung öffentlicher Aufträge.

Fristen und Verwirrung zur ERechnung 2025

Die XRechnung gilt in Deutschland bereits seit dem 27. November 2020 für Rechnungen an den Bund und teilweise auch für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in den Bundesländern. Seit diesem Zeitpunkt sind alle Rechnungssteller verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch im Format XRechnung oder einem anderen konformen Format (wie ZUGFeRD 2.1 im EN 16931-Profil) zu übermitteln.

Verwirrung über das Datum 01.01.2025:

Es gibt möglicherweise Verwechslungen in Bezug auf das Datum 01. Januar 2025, da dies in manchen Fällen mit Erweiterungen oder zusätzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung in Verbindung gebracht wird. Ab 2025 könnte die verpflichtende Nutzung der elektronischen Rechnungen auf weitere Sektoren oder den gesamten B2B-Bereich ausgedehnt werden, um die EU-weite Digitalisierung der Rechnungsprozesse zu fördern. Dies hängt jedoch von den nationalen Gesetzgebungen und weiteren Regelungen ab.

Der aktuelle Stand:

• Seit dem 27. November 2020: Verpflichtende Nutzung der XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund).
• In vielen Bundesländern: Gleiche Frist oder ähnliche Stichtage für die Einführung der XRechnung bei Rechnungen an Länder und Kommunen.
• Ab 01. Januar 2025: Mögliches Datum für Erweiterungen oder strengere Vorgaben in Bezug auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung, vor allem im B2B-Sektor, aber derzeit keine spezifische gesetzliche Verpflichtung für XRechnung an diesem Datum.

Zusammengefasst: XRechnung ist bereits seit 2020 verpflichtend für Rechnungen an den öffentlichen Sektor in Deutschland. Zukünftige Entwicklungen im B2B-Bereich oder Erweiterungen der Verpflichtungen könnten das Jahr 2025 betreffen.

Ab dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) grundsätzlich verpflichtend. Dies betrifft auch Online-Shops, sofern sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands verkaufen. In diesen Fällen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen.

Wichtig ist, dass einfache PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen ab diesem Datum nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt werden. Allerdings gibt es Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen versenden, und andere elektronische Formate (z.B. PDF) können mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden.

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen diese Formate sogar bis zum 31. Dezember 2027 verwenden.

Für Verkäufe an Privatkunden (B2C) besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen. Das bedeutet, dass Online-Shops, die ausschließlich an Endverbraucher verkaufen, von dieser Pflicht nicht betroffen sind. Dennoch sollten auch solche Shops in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, da sie möglicherweise von anderen Unternehmen beliefert werden, die E-Rechnungen ausstellen.
Bundesfinanzministerium

Zusammenfassend gilt die neue E-Rechnungspflicht ab 2025 für Online-Shops im B2B-Bereich. Für den B2C-Bereich besteht keine solche Verpflichtung. Es ist jedoch ratsam, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und die eigenen Systeme entsprechend anzupassen.