ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine visuell lesbare PDF/A-3 Datei als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält. Es ist besonders praktisch, da es die Vorteile von sowohl Papier- als auch E-Rechnungen kombiniert.

Unternehmen können ZUGFeRD-Rechnungen wie normale PDFs betrachten und gleichzeitig die strukturierten Daten im XML-Format automatisiert weiterverarbeiten.

Vorteile von ZUGFeRD:

• Leicht zu implementieren, da die PDF-Datei wie eine herkömmliche Rechnung aussieht.
• Keine Notwendigkeit, spezielle Software für den Rechnungsempfang zu verwenden.
• Unterstützt den internationalen Standard UN/CEFACT.

Zielgruppe und Anwendungsbereich

ZUGFeRD ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der in erster Linie für den Einsatz in Deutschland entwickelt wurde. Es ist jedoch nicht nur auf eine bestimmte Gruppe von Unternehmen oder Organisationen beschränkt, sondern gilt für eine breite Palette von Anwendern. Hier eine Übersicht, für wen ZUGFeRD relevant ist:

1. Unternehmen (B2B)

ZUGFeRD ist besonders für Unternehmen, die elektronische Rechnungen an andere Unternehmen (B2B, Business-to-Business) senden und empfangen, von Interesse. Es bietet eine standardisierte Methode, Rechnungsdaten in strukturierter und maschinenlesbarer Form zu übermitteln, während die PDF-Datei gleichzeitig für Menschen lesbar bleibt. Dies ermöglicht eine effizientere Verarbeitung von Rechnungen und minimiert manuelle Eingriffe.

Vorteile für Unternehmen:

• Automatisierte Rechnungsverarbeitung durch strukturierte XML-Daten.
• Reduzierung von Fehlern und Kosten bei der Rechnungsstellung.
• Kompatibilität mit gängigen Buchhaltungssystemen und ERP-Software.

2. Öffentliche Verwaltungen (B2G)

ZUGFeRD kann auch für Rechnungen verwendet werden, die an öffentliche Verwaltungen (B2G, Business-to-Government) gesendet werden. Dies ist insbesondere für Unternehmen relevant, die mit öffentlichen Stellen Geschäfte machen, da ZUGFeRD den Anforderungen der EU-Richtlinie für elektronische Rechnungen entspricht.

Vorteile für die öffentliche Verwaltung:

• Schnellere und standardisierte Rechnungsverarbeitung.
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen für den elektronischen Rechnungsaustausch.
• Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Archivierung.

3. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist ZUGFeRD besonders interessant, da es eine einfache Möglichkeit bietet, den Schritt zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung zu machen, ohne komplexe Systeme zu implementieren. Das Basic-Profil von ZUGFeRD ist für KMU ideal, da es nur grundlegende Daten enthält und trotzdem alle Anforderungen für eine elektronische Rechnungslegung erfüllt.

Vorteile für KMUs:

• Kosteneinsparungen durch digitale Rechnungsstellung.
• Vereinfachte Implementierung dank hybrider PDF/XML-Struktur.
• Einfache Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse.

4. Multinationale Unternehmen

Multinationale Unternehmen, die in mehreren Ländern operieren, können von ZUGFeRD profitieren, da es auf dem internationalen Rechnungsstandard UN/CEFACT basiert. Das Extended-Profil bietet genügend Flexibilität, um komplexe internationale Anforderungen abzudecken, was es zu einer praktikablen Lösung für grenzüberschreitende Geschäfte macht.

Vorteile für multinationale Unternehmen:

• Internationale Standardkonformität.
• Detaillierte Unterstützung für komplexe Geschäftsprozesse.
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung in verschiedenen Ländern.

5. Private Verbraucher (B2C)

Obwohl ZUGFeRD primär für den geschäftlichen Rechnungsverkehr gedacht ist, können auch Privatpersonen davon profitieren, wenn sie Rechnungen von Unternehmen erhalten. Da ZUGFeRD-Rechnungen im PDF-Format vorliegen, können sie wie herkömmliche Rechnungen betrachtet und archiviert werden, während die zugrundeliegenden XML-Daten für die automatische Verarbeitung genutzt werden können.

Ab dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) grundsätzlich verpflichtend. Dies betrifft auch Online-Shops, sofern sie Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands verkaufen. In diesen Fällen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen.

Wichtig ist, dass einfache PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen ab diesem Datum nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt werden. Allerdings gibt es Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen versenden, und andere elektronische Formate (z.B. PDF) können mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden.

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen diese Formate sogar bis zum 31. Dezember 2027 verwenden.

Für Verkäufe an Privatkunden (B2C) besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen. Das bedeutet, dass Online-Shops, die ausschließlich an Endverbraucher verkaufen, von dieser Pflicht nicht betroffen sind. Dennoch sollten auch solche Shops in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, da sie möglicherweise von anderen Unternehmen beliefert werden, die E-Rechnungen ausstellen.
Bundesfinanzministerium

Zusammenfassend gilt die neue E-Rechnungspflicht ab 2025 für Online-Shops im B2B-Bereich. Für den B2C-Bereich besteht keine solche Verpflichtung. Es ist jedoch ratsam, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und die eigenen Systeme entsprechend anzupassen.

Tool-Tipp: PDF in ZUGFeRD umwandeln kostenlos

Um eine PDF-Datei in das ZUGFeRD-Format kostenlos umzuwandeln, gibt es mehrere Tools und Wege, die du nutzen kannst. Hier sind einige der Optionen:

1. ZUGFeRD.org Converter: Die offizielle Seite von ZUGFeRD bietet verschiedene Tools an, um Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erstellen und zu validieren. Es gibt auch kostenlose Tools für kleine Unternehmen oder Einzelanwender. Ein Beispiel ist die Open-Source-Software „Mustangproject“.
   • Mustangproject: Mit diesem Open-Source-Tool kannst du kostenlos ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und bestehende PDFs in das ZUGFeRD-Format umwandeln. Es bietet eine Kommandozeilenanwendung, die einfach zu bedienen ist, wenn man sich etwas mit der Technik auskennt.
2. Factur-X/ZUGFeRD Online Converter: Es gibt Online-Tools, mit denen du deine PDFs direkt hochladen und ins ZUGFeRD-Format umwandeln kannst. Ein Beispiel ist factur-x.com oder andere ähnliche Websites, die diese Umwandlung kostenlos anbieten.
   • factur-x.com: Du kannst dein PDF hochladen, und es wird automatisch in das gewünschte ZUGFeRD-Format konvertiert.
3. OpenZ: OpenZ ist eine ERP-Lösung, die ebenfalls eine ZUGFeRD-Integration anbietet. Damit kannst du ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und PDFs konvertieren, oft auch in der kostenlosen Version des Tools.
4. PDF-Generator-API: Falls du bereits technische Kenntnisse hast oder eine API integrieren möchtest, gibt es kostenlose APIs, wie pdf-generator-api.com, die ZUGFeRD unterstützen.

Die ZUGFeRD-Profile

Es gibt verschiedene ZUGFeRD-Profile, die je nach Anwendungsfall unterschiedlich detaillierte Daten enthalten, wie „Basic“, „Comfort“ oder „Extended“.

Die verschiedenen ZUGFeRD-Profile, „Basic“, „Comfort“ und „Extended“, bieten unterschiedliche Komplexitätsstufen und sind darauf ausgelegt, verschiedenen Anwendungsfällen gerecht zu werden. Diese Profile legen fest, wie umfangreich die in der ZUGFeRD-Rechnung enthaltenen Daten sind. Hier sind die Details zu den drei Hauptprofilen:

1. ZUGFeRD Basic

Das Basic-Profil ist für einfache Rechnungen konzipiert, die nur die notwendigsten Informationen enthalten. Es ist vor allem für den Einsatz im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) und für kleine Unternehmen gedacht, die keine komplexen Rechnungsanforderungen haben.

Eigenschaften:

• Beinhaltet nur die grundlegendsten Datenfelder.
• Keine Mehrzeilenpositionen (keine detaillierte Aufschlüsselung der Rechnungspositionen).
• Geeignet für kleine Unternehmen und einfache Rechnungsprozesse, bei denen keine tiefergehenden Details benötigt werden.

Anwendungsfall:

• Standardrechnungen mit wenigen Posten und ohne komplexe Zusatzinformationen.
• Verwendung bei Kleinbeträgen und weniger formellen Rechnungen.

2. ZUGFeRD Comfort

Das Comfort-Profil bietet erweiterte Informationen und wird im B2B-Bereich (Business-to-Business) eingesetzt. Es deckt mehr Felder ab als das Basic-Profil und enthält genauere Daten zu den einzelnen Rechnungspositionen. Dieses Profil ist besonders für Unternehmen geeignet, die mehr Kontrolle über ihre Rechnungspostendetails benötigen.

Eigenschaften:

• Detaillierte Informationen zu Rechnungspositionen (z. B. Produktbeschreibungen, Steuersätze).
• Geeignet für den Großteil der gängigen Rechnungsprozesse zwischen Unternehmen.
• Unterstützt Mehrzeilenpositionen, Rabatte, verschiedene Währungen und Steuersätze.

Anwendungsfall:

• Typische B2B-Rechnungen, die ausführlichere Informationen enthalten müssen.
• Unternehmen, die ihre Buchhaltung automatisieren und den Rechnungseingang durch strukturierte Daten optimieren möchten.

3. ZUGFeRD Extended

Das Extended-Profil ist für komplexe Rechnungen gedacht, die umfassende Informationen beinhalten müssen, wie z. B. in speziellen Branchen oder für internationale Geschäfte. Es bietet die größte Flexibilität und den detailliertesten Umfang aller Profile.

Eigenschaften:

• Beinhaltet alle Datenfelder des ZUGFeRD-Standards.
• Unterstützung für sehr detaillierte Rechnungen, einschließlich komplexer Steuerberechnungen, Lieferbedingungen, Zahlungspläne und weiterer spezialisierter Felder.
• Geeignet für internationale Rechnungen, branchenspezifische Anforderungen und komplexe Geschäftsprozesse.

Anwendungsfall:

• Große Unternehmen, die eine detaillierte und rechtlich anspruchsvolle Rechnungslegung benötigen.
• Anwendung in spezialisierten Branchen oder in internationalen Geschäften mit komplexen Vorschriften.

Zusammenfassung der Anwendungsbereiche:

• Basic: Für einfache, grundlegende Rechnungen (B2C).
• Comfort: Für den typischen B2B-Einsatz mit mittlerer Komplexität.
• Extended: Für anspruchsvolle Rechnungen mit umfassenden Details (B2B, international, branchenspezifisch).

Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, das für sie passende ZUGFeRD-Profil je nach Komplexität und Anforderungen ihres Geschäfts zu wählen.

Unterschied ZUGFeRD zu XRechnung:

• Format: ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + XML), während XRechnung rein XML-basiert ist.
• Verbreitung: ZUGFeRD wird oft in der Privatwirtschaft genutzt, XRechnung ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend.
• Flexibilität: ZUGFeRD ist durch das PDF-Format einfacher zu lesen, XRechnung dagegen stärker auf automatisierte, elektronische Verarbeitung fokussiert.

ZUGFeRD gilt für eine breite Palette von Anwendern, von großen Unternehmen bis hin zu kleinen und mittelständischen Betrieben sowie öffentlichen Verwaltungen. Es ist eine vielseitige Lösung, die sowohl einfache als auch komplexe Rechnungsprozesse abdeckt und dabei die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung auf europäischer Ebene erfüllt.

Historie und Entwicklung

ZUGFeRD wurde erstmals im Jahr 2014 eingeführt, als die erste Version des Standards veröffentlicht wurde. Seitdem hat es sich weiterentwickelt, wobei die aktuellste Version 2.1 im Jahr 2019 veröffentlicht wurde, um den neuen Anforderungen der europäischen Richtlinie für elektronische Rechnungen gerecht zu werden.

Rechtslage und Fristen:

1. Erste Veröffentlichung (2014): Die erste Version von ZUGFeRD wurde 2014 veröffentlicht, jedoch war die Nutzung zunächst freiwillig. Unternehmen konnten sich frei entscheiden, ob sie ZUGFeRD-Rechnungen verwenden wollten.
2. EU-Richtlinie 2014/55/EU: Am 16. April 2014 verabschiedete die Europäische Union die Richtlinie 2014/55/EU, die die Nutzung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen (Business-to-Government, B2G) verpflichtend macht. Diese Richtlinie forderte von den Mitgliedsstaaten, dass sie ab dem 18. April 2020 nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren, die den europäischen Normen entsprechen. ZUGFeRD 2.1 ist konform mit dieser Richtlinie.
3. Verpflichtende Nutzung für den öffentlichen Sektor (seit November 2020): In Deutschland wurde mit der Umsetzung der EU-Richtlinie die XRechnung als verpflichtender Standard für den öffentlichen Sektor eingeführt. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen, die an Bundesbehörden gerichtet sind, als elektronische Rechnungen übermittelt werden. Hierbei sind ZUGFeRD 2.1 (im Profil EN 16931) und XRechnung die zugelassenen Formate.
4. Öffentliche Verwaltung und Bundesländer: Die Verpflichtung zur Nutzung von elektronischen Rechnungen erstreckt sich auch auf die Bundesländer und kommunale Verwaltungseinheiten, wobei sie ihre eigenen Fristen setzen können. Viele Länder und Kommunen haben ebenfalls den 27. November 2020 als Stichtag für die verpflichtende Einführung von elektronischen Rechnungen festgelegt.

Nutzung im privaten Sektor:

Im privaten Sektor (B2B und B2C) ist die Nutzung von ZUGFeRD weiterhin freiwillig. Unternehmen entscheiden selbst, wann und ob sie ZUGFeRD-Rechnungen einsetzen, um von der automatisierten Verarbeitung und der hybriden Struktur des Formats zu profitieren.

• Verpflichtend für öffentliche Aufträge (B2G) ab dem 27. November 2020.
• Freiwillig für den privaten Sektor (B2B und B2C), wobei ZUGFeRD von immer mehr Unternehmen eingesetzt wird, um ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

ZUGFeRD in seiner aktuellen Version 2.1 gilt somit ab 2019 als europäischer Standard für elektronische Rechnungen und wird seit 2020 in Deutschland verpflichtend im öffentlichen Sektor eingesetzt.