Die Vernichtung von alten Daten ist in Agenturen und anderen Arten von Unternehmen immer wieder ein Thema. Zum einen birgt die Aktenvernichtung einen großen Vorteil. Denn schließlich wird durch das Entsorgen alter Dokumente wieder für freien Stauraum gesorgt. Doch bevor der neu gewonnene Platz genossen werden kann, steht erst einmal die Arbeit.

Warum die ordnungsgemäße Aktenvernichtung unerlässlich für Unternehmen ist

Und der Aufwand, wird die Aktenvernichtung selbst in die Hand genommen, der ist nicht zu unterschätzen. Genau darin liegt oftmals der Nachteil. Zu dem hohen Arbeitsaufwand gesellen sich dann, wie man sich vorstellen kann, ein hoher Kosten- sowie Personalaufwand. Ebenso bedeutet die Aktenvernichtung in Eigenregie ein hoher organisatorischer Aufwand. Denn auch bei der Vernichtung von Akten müssen die Anforderungen der DSGVO beachtet und umgesetzt werden. Ein Punkt der gerade für kleine Firmen sehr aufwendig umzusetzen ist.

Aktenvernichtung in Eigenregie ist kosten- und arbeitsintensiv

In vielen Bereichen ist es ja so, dass Arbeiten, die man selbst erledigt Kosten einsparen. Doch gibt es auch Aufgaben die kostengünstiger und nervenschonender sind, wenn sie ausgelagert werden. Zu diesen Aufgaben zählt auch die Aktenvernichtung.

Denn letztendlich müssen nicht nur die Anforderungen der DSGVO umgesetzt werden. Je nachdem wie groß das Unternehmen ist und wie viele Dokumente anfallen, ist die Aktenvernichtung in Eigenregie sehr arbeitsintensiv. Bevor nämlich die Dokumente dem Schredder zugeführt werden können müssen zunächst einmal alle Heft- und Büroklammern entfernt werden.

Hinzu kommt das die herkömmlichen Schredder für den allgemeinen Gebrauch im Büro maximal 12 Seiten pro Minute vernichten können. Gilt es nun den Inhalt von nur einem Aktenordner zu vernichten, dann ist der Zeit- und Arbeitsaufwand noch überschaubar.

Anders sieht es aus, wenn – und das ist wohl eher die Regel- eine größere menge an Akten vernichtet werden muss. Wer sich also eine einfache Aktenvernichtung für Agenturen wünscht, der sollte in jedem Fall einen professionellen Dienstleister beauftragen.

Professionelle Aktenvernichtung erweist sich als sicher und komfortabel

Wer sich sicher sein möchte das die Aktenvernichtung rechtskonform ist und alle erforderlichen Punkte beachtet werden, der sollte in puncto Aktenvernichtung auf einen professionellen Dienstleister zurückgreifen. Die Beauftragung eines externen Dienstleisters bringt viele Vorteile mit sich.

So muss beispielsweise der Aktenvernichtungsprozess nicht irgendwie in den Büroalltag integriert werden. Außerdem stehen professionelle Aktenvernichter beratend zur Seite, wenn es um die Festlegung der Sicherheitsstufen geht. Auch das die Vernichtung gemäß den Vorschriften von DSGVO und BDSG erfolgt wird von einem professionellen Dienstleister sichergestellt.

Ein weiterer Vorteil, der für die Beauftragung eines professionellen Unternehmens für Aktenvernichtung spricht, ist der Zeit – und Personalaufwand. Dieser wird, wenn ein externer Dienstleister mit der Aktenvernichtung betraut wird, auf ein Minimum reduziert.

Der Dienstleister stellt spezielle Behälter bereit. Diese müssen dann lediglich von der Agentur mit den Dokumenten befüllt werden, die es zu vernichten gilt. Das war es dann auch schon worum sich die Agentur kümmern muss, denn alle anderen Aufgaben werden von dem beauftragten Aktenvernichtungsunternehmen übernommen. Selbst Heft- und Büroklammern müssen vorab nicht entfernt werden.

Wer also nicht nur auf der Suche nach einer einfachen Aktenvernichtung für Agenturen ist, sondern ebenfalls Haftungsrisiken und Kosten minimieren möchte, der liegt mit einem Dienstleister für professionelle Aktenvernichtung genau richtig.