Der Begriff des Call Centers wird nicht selten mit negativen Aspekten assoziiert: Büros, voll mit unprofessionellen Menschen, die durcheinanderreden und dem Anrufer am anderen Ende der Leitung Produkte verkaufen wollen und immer wieder anrufen, um das Produkt so schnell wie möglich an den Kunden zu bringen und die Provision zu kassieren – all das ist ein Sekretariatsservice allerdings nicht, ein Sekretariatsservice bietet nämlich viel mehr als das: Persönlichkeit, Qualität, Professionalität und Individualität.

Sekretariatsservice ist mehr als nur ein Call Center

Ein professioneller Sekretariatsservice zielt darauf ab, Nähe zum Anrufer aufzubauen und diesen bestmöglich zu betreuen sowie eine persönliche Bindung aufzubauen. Die Anrufannahme geschieht im Namen des Auftraggebers. Dabei soll dem Anrufer vermittelt werden, dass die professionell geschulten Telefonisten und Telefonistinnen zum Team des auftraggebenden Unternehmens gehören. Sinn und Zweck eines Sekretariatsservices ist es, die Kunden des Auftraggebers professionell zu betreuen, kompetent zu beraten und Termine zu koordinieren, um die Auftraggeber im Tagesgeschäft zu entlasten und ihnen zu mehr Effizienz und Umsatz zu verhelfen.

Durch die Nutzung eines Sekretariatsservices wird Ihnen im Berufsalltag der Rücken freigehalten, damit Sie sich endlich wieder auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren können und nicht durch ein dauerhaft klingelndes Telefon gestört und unterbrochen werden. Zwar wollen Sie für Ihre Kunden durchgehend erreichbar sein, aber Sie wollen auch gleichzeitig Zeit für Ihre Kunden vor Ort haben und konzentriert Ihren Tätigkeiten nachgehen – mit einem umfassenden Sekretariatsservice ist endlich beides möglich. Insbesondere Anbieter wie starbuero.de, die ihren Kunden einen umfassenden Sekretariatsservice bieten und dabei für erhebliche Entlastungen im Tagesgeschäft sorgen, wollen keinesfalls mit einem herkömmlichen Call Center verglichen werden. Klar, der telefonische Kundenservice ist ohne den Dienst eines Call Centers nicht möglich, allerdings bietet ein Sekretariatsservice weitaus mehr als die reine Anrufannahme aus einem prallgefüllten Büro:

1. Beste Arbeitsplatzbedingungen, um einen noch besseren Service zu bieten

Anbieter von Sekretariatsservices legen hohen Wert darauf, dass ihre Telefonistinnen und Telefonisten in einem ruhigen Arbeitsumfeld arbeiten, ausgestattet mit dem besten technischen Equipment. Nur dadurch kann ein ungestörtes und konzentriertes Arbeiten für die Telefonistinnen und Telefonisten ermöglicht und Service höchster Qualität für Ihre Kunden gewährleistet werden.

2. Der Sekretariatsservice agiert als Ihr persönlicher Assistent

Die Telefonistinnen und Telefonisten kennen Ihre Kunden, Ihre Anforderungen sowie Ihre Wünsche. Somit bietet ein persönlicher Sekretariatsservice weitaus mehr als die reine Anrufannahme in Ihrem Namen: Mit Hilfe der von Ihnen erstellten FAQ-Listen sowie Gesprächsleitfäden können Ihre Kunden ab dem ersten Moment und ohne in der Warteschleife zu verweilen kompetent betreut und erste Fragen geklärt werden. Als persönlicher Assistent übernimmt der Sekretariatsservice die Vorzimmerfunktion und leitet entsprechende Anrufer und Anliegen direkt an Sie oder einen Ihrer Mitarbeiter weiter. Entsprechende Handlungsanweisungen sowie Allow- und Block-Listen als auch VIP-Kundenlisten können im Kunden-Back-End hinterlegt werden. Dadurch wird zu jederzeit eine persönliche und individuelle Betreuung Ihrer Kunden sichergestellt.

3. Höchste Professionalität, Diskretion und Qualität

All das hat innerhalb eines Sekretariatsservices höchste Priorität: Ihre Kunden sollen professionell und kompetent betreut sowie bestens umsorgt werden. Dies wird durch umfangreiche und branchenspezifische Schulungen, abgestimmt auf Ihre Anforderungen und Wünsche, gewährleistet. Telefonistinnen und Telefonisten von Sekretariatsservices weisen langjährige Erfahrungen in administrativen Tätigkeiten auf und kennen sich bestens mit den Prozessen und Abläufen aus. Ebenso können sie Ihre Kunden in mindestens zwei Sprachen betreuen. Durch die ausgeprägte Qualifizierung der Telefonistinnen und Telefonisten kann sichergestellt werden, dass Ihren Kunden weitergeholfen wird und sie sich gut aufgehoben fühlen.

3. Individueller Service für jeden Ihrer Kunden

Auf die Wünsche und Anliegen Ihrer Kunden wird individuell eingegangen, um ihnen bestmöglich weiterzuhelfen und ihnen damit ein positives Erlebnis mit Ihrem Kundenservice zu verschaffen. Mit Hilfe der von Ihnen bereitgestellten Informationen und Handlungsanweisungen kann ein individueller Service bestmöglich von den Telefonistinnen und Telefonisten umgesetzt werden.

Fazit: Sekretariatsservice gleich Call Center? Von wegen!

Ein Sekretariatsservice ist also weitaus persönlicher und individueller sowie geprägt von höherer Qualität und Professionalität als die reine Anrufannahme durch ein externes Call Center. Der Service ist exakt auf die spezifischen Kundenbedürfnisse zugeschnitten und die bestmögliche Anruferbetreuung sowie die Entlastung im Arbeitsalltag für mehr Effizienz liegen im Fokus des Handelns.