Auch wenn es zu den klassischen Aufgaben von Führungskräften gehört, so sind Mitarbeitergespräche oftmals eine der Aufgaben, die weniger beliebt sind. Doch das Führungsinstrument ist ein wichtiger, wiederkehrender Punkt, der für beide Seiten eine Möglichkeit zur Weiterentwicklung darstellt. Aber wie genau sollte man Mitarbeitergespräche führen, damit das Gespräch für beide Seiten offen und fair bleiben kann?
Zu den Mitarbeitergesprächen zählen alle Gespräche, die über die tägliche, routinemäßige Kommunikation zwischen dem Vorgesetzten und seinen Mitarbeitern hinausgehen. Dabei charakterisieren sich Mitarbeitergespräche auch über diese Merkmale:
In den meisten Unternehmen ist es üblich, dass einmal im Jahr, meist zum Ende des Jahres, die Mitarbeiter zu einem Gespräch bei ihrem Vorgesetzten gebeten werden. Der regelmäßige Austausch zeigt beiden Seiten, was sich im Laufe des Jahres verbessert oder verschlechtert hat. Es gibt die Möglichkeit eines Austausches, der offen und ehrlich durchgeführt werden sollte und auf einer vertrauensvollen Basis basiert.
Es gibt aber auch bestimmte Anlässe (zum Beispiel ein Feedbackgespräch, aber auch die Beförderung oder eine Kündigung), die ein Mitarbeitergespräch erfordern.
In der Regel werden Mitarbeitergespräche unter vier Augen abgehalten. Anders ist es, wenn eine Disziplinarische Maßnahme im Raum steht, hier kann beziehungsweise muss noch ein weiterer Gesprächsteilnehmer (zum Beispiel ein Mitglied des Betriebsrates) an dem Gespräch teilnehmen.
In manchen Fällen kann der Arbeitnehmer laut Gesetzgebung auch darauf bestehen, dass ein Mitglied des Betriebsrates unterstützend an dem Mitarbeitergespräch teilnimmt.
Das Mitarbeitergespräch wird vom direkten Vorgesetzten zu seinem Mitarbeiter geführt. Dies hat den Vorteil, dass beide sich meist schon im beruflichen Alltag miteinander beschäftigen und direkt den Fokus auf die berufliche Situation aufzeigen können.
Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch hat immer ein bestimmtes Ziel. Zum Jahresabschluss soll versucht werden, die positiven Aspekte auch im nächsten Jahr beizubehalten oder bestimmte Aspekte zu verbessern. Eine stetige Verbesserung ist wichtig, um Arbeitsprozesse optimieren zu können und noch erfolgreicher werden zu können.
Die Vorbereitung auf ein Gespräch mit den Mitarbeitern ist das A und O. Führungskräfte sollten dabei stets bedenken, dass nicht nur sie Kritik üben können, sondern dass von Seiten der Angestellten auch Kritik geübt werden kann. Kritikfähigkeit ist also auf beiden Seiten gefragt.
Ein Mitarbeiter wird erkennen können, ob sein Vorgesetzter sich auf das Gespräch vorbereitet hat oder nicht. Ebenso ist es unabdingbar, dass man sich für das Mitarbeitergespräch Zeit nimmt, um so beiden Seiten die Möglichkeit zu geben, sich umfassend auszutauschen und die gesammelten Erkenntnisse optimal für eine Optimierung des Arbeitsalltags nutzen zu können. Der Mitarbeiter sollte nie das Gefühl haben, dass er sich nicht trauen darf, Missstände im Betrieb oder persönliche Belange anzusprechen. Ein einfühlsames und faires Mitarbeitergespräch bietet beiden Parteien die Gelegenheit, sich offen und ehrlich miteinander zu besprechen. So bekommt der Mitarbeiter nicht nur die Chance, aktiv im Unternehmen zu agieren, sondern auch ein Gefühl der Wertschätzung zu bekommen, dass ihn weiterhin motiviert und engagiert seiner Arbeit nachzugehen.
Zu einer guten Vorbereitung auf das intensive Mitarbeitergespräch gehört es auch, sich das Feedback anderer Angestellter über den jeweiligen Kollegen einzuholen. Oft bekommen Führungskräfte in den Arbeitsprozessen nicht mit, wo Probleme bestehen oder entstehen können, wie die Kollegen miteinander arbeiten oder wo man vielleicht etwas verbessern könnte. Ein 360 Grad Feedback Tool kann hilfreich sein, Meinungen verschiedenster Mitarbeiter des Unternehmens zu erhalten. Und das ganz anonym, sodass niemand Angst haben muss, seine Meinung frei zu äußern. In kurzer Zeit können Führungskräfte mit dem 360 Grad Feedback Tool, etwa von mettl.com/de, die Fragen auswählen, die auf den jeweiligen Mitarbeiter individuell abgestimmt sind. Dieses Tool ermöglicht es der Führungskraft anonymes Feedback zu dem jeweiligen Angestellten zu erhalten.
Es können Kollegen und untergeordnete Mitarbeiter befragt werden, sodass man im Vorfeld ein umfangreiches Feedback aus unterschiedlichen Perspektiven des Unternehmens erhält und die Ergebnisse in seinem Mitarbeitergespräch besprechen kann. Im Gespräch mit dem Mitarbeiter kann die Führungskraft dann gezielt die positiven oder negativen Aspekte ansprechen, die von anderen Mitarbeitern angesprochen wurden. Vor dem Gespräch können Führungskräfte so einen ungefilterten Eindruck ihrer Mitarbeiter erhalten und die Prozesse innerhalb des Unternehmens optimieren.
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Um die Arbeitsprozesse im Unternehmen optimieren zu können, müssen Führungskräfte gezielt im Mitarbeitergespräch hinterfragen wo die Schwächen und Stärken des jeweiligen Mitarbeiters liegen. Um den Mitarbeiter weiterhin motivieren zu können, sollten daher zu Beginn des Gesprächs die positiven Aspekte aufgezeigt werden. Dies zeigt dem Angestellten, dass er genau beobachtet wird und seine Leistungen wertgeschätzt werden. Es müssen aber auch zwingend unzureichende Leistungen aufgezeigt werden. Am besten hat sich die Führungskraft in der Vorbereitung schon eine Möglichkeit überlegt, die es dem Mitarbeiter erleichtern, die unzureichenden Leistungen in Zukunft zu verbessern.
Ein Mitarbeitergespräch sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Wer sich mit seinem Angestellten in einem ruhigen Ambiente zurückzieht, zeigt so seine Wertschätzung, denn es zeigt, dass man sich ungestört mit dem Mitarbeiter austauschen möchte. Um das Gespräch so angenehm wie möglich gestalten zu können, sollte man für eine angenehme und entspannte Atmosphäre sorgen, die ein ruhiges Gespräch auf Augenhöhe ermöglicht. Dazu gehört auch, dass man sich nicht durch das Telefon, andere Mitarbeiter oder sonstiges stören lässt, dem Mitarbeiter ein Getränk anbietet und eine angenehme Sitzmöglichkeit anbietet. So fühlt sich der Mitarbeiter wohl und erkennt, dass man auf seine Meinung Wert legt und ihn und seine Arbeit wertschätzt.
Wer seinem Mitarbeiter zu Beginn des Gesprächs verdeutlicht, welche Ziele erreicht werden sollen, kann das Gespräch besser nutzen, um Unternehmensziele zu verwirklichen. Wenn die Mitarbeiter genau wissen, welche Ziele in welchem Zeitraum erzielt werden sollen, kann der Mitarbeiter durch die richtige Kommunikation motiviert werden und oftmals bessere Leistungen erzielen. Es zeigte sich, dass exakt formulierte Ziele die Anstrengungen der Mitarbeiter nach einem Gespräch deutlich verbessert werden und so die Leistung optimiert werden kann. Die Eigenverantwortung der Angestellten steigt und entlasten so die Mitarbeiter der Führungsebene. Als leitender Angestellter ist es jedoch wichtig, seine Angestellten auch weiterhin zu beobachten und die Ziele gegebenenfalls anzupassen. So wissen die Mitarbeiter, dass ihre Führungskräfte nahe bei ihnen sind und sich auch flexibel auf den Arbeitsalltag einstellen können. Eine offene Kommunikation ist daher unabdingbar, um Ziele klar zu definieren.
Nicht nur während des jährlichen Mitarbeitergesprächs ist ein freundlicher und respektvoller Umgang zwischen Angestellten und Führungskraft wichtig. Auch im täglichen Arbeitsalltag sollte man einen offenen und ehrlichen Umgang miteinander pflegen, der für eine gute Arbeitsatmosphäre sorgt und sich motivierend auf die Mitarbeiter auswirkt. Empathische Führungskräfte, die auf Augenhöhe zu ihren Mitarbeitern agieren, freuen sich über ein gutes Arbeitsklima und können auf ihre motivierten und engagierten Angestellten stolz sein. Wenn ein fairer Umgang miteinander herrscht, fürchtet sich auch niemand auf das jährlich stattfindende Mitarbeitergespräch.
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