Für Unternehmen kommt früher oder später der Zeitpunkt, an dem sie mit der Frage konfrontiert sind, auf welche Art und in welchem Umfang sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren und auswerten sollen. Schließlich spielt die präzise Erfassung der Arbeitszeit eine essentielle Rolle, wenn es darum geht, die Grunddaten für die Entgeltabrechnung zu ermitteln. Daneben ist die Zeiterfassung jedoch auch hinsichtlich rechtlicher Vorgaben von großer Bedeutung.
In der Vergangenheit wurde die Zeiterfassung der Mitarbeiter in Form von Excel-Listen realisiert. Dieses Vorgehen ist heutzutage jedoch keinesfalls mehr zeitgemäß. Soll die Zeiterfassung professionell umgesetzt werden und für die Mitarbeiter besonders komfortabel gestaltet sein, stehen entsprechende Softwareprogramme zur Verfügung.
Sowohl für das jeweilige Unternehmen als auch für die Mitarbeiter bieten moderne Zeiterfassungssysteme zahlreiche Vorteile. Welche das sind, erklärt der folgende Beitrag.
Durch die Implementierung einer modernen Zeiterfassung erhalten Unternehmen einen zentralen Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Sie sehen, welche Mitarbeiter ab- beziehungsweise anwesend sind, ob die geregelten Arbeitszeiten eingehalten oder Überstunden geleistet werden.
Die Mitarbeiter erhalten dagegen die Möglichkeit, zu jeder Zeit einen selbstständigen Einblick in ihre Stundenabrechnung zu nehmen und können ihre Abwesenheit im System abfragen. Sowohl in der Personalabteilung als auch in der Mitarbeiterschaft kann so viel Aufwand und Zeit eingespart werden.
Moderne Softwareprogramme zur Zeiterfassung ermöglichen es darüber hinaus, jegliche vertraglichen und rechtlichen Rahmenbedingungen vorzudefinieren. Die Zeiterfassungssysteme führen auf dieser Grundlage dann eine automatische Überprüfung der Vorgaben aus, sodass stets die größtmögliche Rechtssicherheit besteht.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird durch die Zeiterfassung maßgeblich unterstützt. Durch die Software erhält die Abteilung sämtliche relevante Daten, die benötigt werden, um eine exakte Entgeltabrechnung zu erstellen. So ist es nicht mehr nötig, die gesamten Arbeitszeiten umständlich zu berechnen.
Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht außerdem komplexe Auswertungen, welche eine ideale Basis für präzise Tätigkeits- und Produktivitätsanalysen darstellen. So kann ein eventuelles Optimierungspotential schnell aufgedeckt und unnötige Kosten effektiv eingespart werden.
In Unternehmen gibt es viele Mitarbeiter, welche ihre Arbeit ohne klar definierte Ziele ausführen. Einige Zeiterfassungsprogramme bieten die Möglichkeit, für ein Ziel exakte Aufgaben zu definieren. So kann im Nachhinein analysiert werden, wie viel Zeit für die Erreichung eines Ziels benötigt und welche Aufgaben bewältigt wurden. Dadurch wird das Bewusstsein der Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit immens gestärkt. Projekte können so organisierter und strukturierter angegangen werden.
Ist keine moderne Zeiterfassung in einem Unternehmen vorhanden, besteht daneben eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass in der Belegschaft gar keine realistische Vorstellung darüber herrscht, wie viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wird, die im Grunde unwichtig sind. Durch die Dokumentation der Arbeitszeit wird die Motivation maßgeblich gesteigert, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effizient zu nuten.
Es wird einige Mitarbeiter geben, welche die detaillierte Arbeitszeiterfassung im ersten Moment eventuell als umständlich empfinden oder sich durch ihren Arbeitgeber überwacht fühlen. Es ist deswegen äußerst wichtig, den Mitarbeitern verständlich zu vermitteln, dass die Zeiterfassung für das Unternehmen ein wichtiges Instrument für das Controlling, die Abrechnung und die Kalkulation darstellt.
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